В робочі дні, коли за графіком немає особистого прийому громадян керівництвом районної державної адміністрації, прийом громадян проводиться працівниками загального відділу апарату РДА з 10 до 15 години (перерва з 12.00 до 13.00).
Особистий прийом громадян головою районної державної адміністрації проводиться у такому порядку:
З 8 до 17 години громадяни звертаються особисто до спеціаліста загального відділу апарату РДА, що відповідає за проведення особистого прийому громадян, або ж за телефоном 2-41-43.
Запис громадян на особистий прийом до голови райдержадміністрації здійснюється спеціалістом загального відділу, який заповнює картку особистого прийому, де відповідно до ст.5 Закону України "Про звернення громадян" зазначаються такі дані: дата особистого прийому; прізвище, ім'я, по батькові керівника, який проводить особистий прийом; прізвище, ім'я, по батькові заявника (заявників); місце роботи заявника (заявників); соціальний статус заявника (заявників); місце проживання, номер телефону; короткий зміст порушеного питання та фактів звернення до органів або посадових осіб, до компетенції яких належить вирішення питання, з приводу якого особа має намір відвідати особистий прийом громадян, і результат розгляду цього питання вищевказаними органами або посадовими особами, що підтверджується відповідними письмовими документами.
Під час запису громадянам надаються роз'яснення щодо можливості розгляду їх звернень з порушених питань першим заступником та заступниками голови РДА у дні особистого прийому або згідно з поданою письмовою заявою.
Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться першочергово.
Запис на повторний прийом особи (протягом року) з питання, яке вже розглядалося головою райдержадміністрації, може бути зроблено лише у тому випадку, коли питання, порушене у першому обгрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.
У разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні матеріали з порушеного питання, з'ясовуються обставини, що його зумовили, надаються відповідні роз'яснення.
За потреби, що визначається посадовою особою, яка проводить прийом громадян, або начальником загального відділу апарату РДА, до участі в особистому прийомі громадян керівництвом райдержадміністрації запрошуються посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питання, або на запит загального відділу апарату РДА структурними підрозділами надаються документи, інші матеріали, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення під час особистого прийому.
Список громадян на особистий прийом голови райдержадміністрації із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові разом з документами, зазначеними у пункті 6 цього Порядку, подається виключно голові райдержадміністрації.
У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно розглядається в тому порядку, що й письмове звернення.
Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно, за його бажанням.
Звернення громадян на особистому прийомі реєструється відповідно до інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348.
З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, відповідальні працівники апарату райдержадміністрації, структурні підрозділи РДА, територіальні органи міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, яким доручено його опрацювання, зобов'язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, що проводила особистий прийом або, в разі розгляду звернення в районних установах і організаціях, інформується та посадова особа, доручення якої виконувалося.
Загальний відділ апарату РДА здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі, терміни розгляду яких порушено, та, за потреби, інформує керівництво райдержадміністрації.
